Existen algunos elementos clave para que pueda avanzarse adecuadamente en la realización paulatina de la visión y misión de la organización. Contar con una buena estrategia y políticas efectivas, así como poder monitorear avances y ajustar ante cambios externos o situaciones internas que lo ameriten son desde ya tareas muy importantes por cuyo desempeño debe velar el Directorio. Sin embargo, todo esto estará implementado por un equipo de personas, entre quienes el ejecutivo número uno de la organización y sus reportes tienen la mayor responsabilidad. Si bien existe en muchos la creencia que el Directorio debe esencialmente controlar a los ejecutivos, su rol no se limita a la mera supervisión sino que también debe prestar un servicio de apoyo a la alta gerencia.
Por esta razón, una de las cinco funciones clave del Directorio (además del cuidado de la sustentabilidad viable, la gobernanza, la estrategia, así como la supervisión y control) es el apoyo a la gestión. La correcta articulación y el trabajo colaborativo entre el Directorio y la Alta gerencia son de vital importancia para la organización. Por un lado, el control e incentivos a la Gerencia están dirigidos a disminuir la asimetría de información y alinear motivaciones para evitar comportamientos oportunistas que entren en conflicto de intereses. Pero, por otro lado, el Directorio desempeña también una función de apoyo a la gestión que fomenta no sólo sus motivaciones extrínsecas individuales sino también aquellas motivaciones intrínsecas y trascendentes que incluyen como beneficiarios a la organización y a sus interesados clave.
Las principales tareas que se desprenden de esta función son:
Acompañamiento al Gerente General
El Directorio acompaña a la Alta gerencia, por ejemplo, cuando se hace participar al Gerente general en ciertos momentos de la reunión de Directorio. También lo acompaña adecuadamente cuando se le transmiten el espíritu y la letra de las decisiones del Directorio que la Gerencia debe implementar. Es muy aconsejable que el Gerente general pueda encontrar en algunos de los miembros del Directorio la posibilidad de mantener conversaciones en situaciones difíciles. Otra manera usual en la que el Directorio apoya a la Gerencia general es a través del coaching en situaciones que lo requieran. El Directorio debe también estar abierto a considerar las solicitudes del máximo ejecutivo para incluir temas en su agenda. Deberá además estar disponible en situaciones en las que el Gerente general deba requerir autorizaciones especiales frente decisiones previstas en el Reglamento de la Gerencia. Adicionalmente, se tienen que establecer explícitamente los ámbitos de autodominio de la Gerencia general, para que el máximo ejecutivo pueda decidir discrecionalmente en temas que impliquen la implementación de la estrategia o del presupuesto, dentro de las políticas establecidas. Finalmente, el Directorio deberá cuidarse de no interferir de modo indebido en la estructura jerárquica gerencial de la organización.
Aporte a la toma de decisiones gerenciales
Para sumar valor al proceso de toma de decisiones gerenciales, los máximos ejecutivos de empresas necesitan generar, contrastar, y discutir ideas con personas ajenas a la gestión ejecutiva de la organización. Los Directores son personas que, debido a su experiencia pasada y vinculaciones con otros individuos y organizaciones, suelen aportar información y perspectivas que enriquecen a la Gerencia general. El Directorio, al estar usualmente conformado por personas que han mostrado desempeños extraordinarios en diversos campos, es un ámbito ideal para apoyar a la Gerencia en algunas decisiones. Existen situaciones y momentos desafiantes para la Gerencia en las que el Directorio puede servir como reaseguro y fuente de confianza para emprender decisiones difíciles.
Representación y relacionamiento
El Presidente del Directorio representa y obliga a la Sociedad en todo momento. Más allá de esto, la organización necesita relacionarse con otras entidades al máximo nivel. Los Directores suelen contar con una red de contactos personal extensa y valiosa. Esto redunda en una ayuda importante para la organización pues se facilita el acceso a recursos, a información, a personas y a otras organizaciones. El Presidente u otro Director suele ser designado para representar a la organización ante otras autoridades u organizaciones tales como, por ejemplo, cámaras o federaciones de empresas. Por otra parte, el Directorio suele estar al frente de las relaciones institucionales de alto nivel. Es usual que el Presidente del Directorio reciba en las instalaciones de la empresa a autoridades del gobierno, o se presente a audiencia ante la solicitud de esas autoridades.
Un Directorio que ejerza activa y adecuadamente su función de apoyo a la gestión, estará potenciando las capacidades de sus ejecutivos y contribuyendo con la organización en el logro de los resultados de corto plazo y en el aseguramiento de su continuidad en el largo plazo.
* El presente texto es un extracto adaptado del libro “Directorios creando valor”, cuyos autores Pedro Vázquez y Alejandro Carrera, son profesores del IAE Business School, al frente de la Cátedra PwC de Gobierno Corporativo.